趣旨

この規定は、「個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）」に準拠し、株式会社ボックス（以下「弊社」という。）が取り扱う個人情報の取得、管理及び利用を適正に行い、情報の流出や不正アクセス等を防止し、もって個人情報を本会の活動に効率的かつ効果的に利用できるようにすることを目的とする。

個人情報の定義

弊社が取り扱う個人情報は、次のものをいう。

  1. 個人の氏名、住所、生年月日、年齢及び職業
  2. 電話番号（自宅、職場及び携帯電話）、メールアドレス及びFAX番号
  3. 上記の他個人を識別できる一切の情報

使用目的

弊社が取り扱う個人情報は、次に掲げる目的に利用する。

  1. 本会資料の送付
  2. プロパティボックス株式会社の広報資料送付に対する協力
  3. その他、本会の事業活動に必要で、「管理体制」に定める個人情報保護委員会が認める事業

適用対象及び範囲

この規定は、弊社の事業に従事するすべての者に適用し、弊社の事業活動に伴う個人情報を対象とする。

  1. 弊社が個人情報を収集する時は、利用目的を明示しなければならない。

  2. 利用目的を示さずに収集した個人情報は、いかなる目的にも利用してはならない。但し、利用目的を示すために通知する場合は、この限りではない。

  3. 利用目的に変更があった場合は、速やかに通知して承諾を得なければならない。承諾が得られなかったときは、変更部分について利用することができない。

  4. 弊社は保有する個人情報を最新の内容にするよう努めなければならない。

開示の条件及び管理

  1. 弊社は保有する個人情報が漏洩しないよう必要な対策を講じなければならない。

  2. 弊社が保有する個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供してはならない。

  3. 当サイトには、利用者各位の便宜のため、株式会社ボックスの責任の及ばない第三者が提示したコンテンツ、リンク、及びその他の情報ならびに株式会社ボックスが行ったそれらの翻訳が含まれます。

    ア） 業務遂行に関連して秘密保持契約を締結している業者への情報処理又は物品配送その他の業務の委託

    イ） 法令に基づき開示又は提供を求められた時

    ウ） 法令により開示及び提供が認められているとき

  4. 弊社は有償又は無償の如何を問わず個人情報を第三者に譲渡してはならない。

管理体制

  1. 個人情報の取得、管理、利用は弊社で行う。
  2. 弊社内に若干名で構成する個人情報保護委員会（以下委員会）を置く。保護委員会は、個人情報の管理について、適宜管理責任者から報告を求め、不備がある場合は、これを是正するよう管理責任者を指導する。又、個人情報の取得、利用の適否を判断し、必要な措置を取るよう指示する。
  3. 委員会は次の業務を行う。
    ア） この規程及び次条の指針が遵守されているか定期的に確認し、問題点があるときは改善を求める。
    イ） 社員に対し情報保護に必要な啓蒙活動を行う。
    ウ） 必要に応じて次条の指針の見直し及び改正を行う。
    エ） 情報保護に関する事件及び事故への対応
    オ） 指針に違反した者に対する処罰の審議及び決定
  4. 個人情報の取得、管理、利用に関し、不測の事態が生じた場合、保護委員会は必要な調査を行うとともに、対応策を管理責任者に指示する。

管理責任者

管理責任者は、管理者を指揮、監督して、個人情報がこの規定や関係法令に照らして、適正に取り扱われるよう責任を負う。

管理者

管理者は、管理責任者を補佐し、当該部門の実務を担当する。

個人情報の取得

  1. 個人情報は、本人の同意の下に取得するものとし、虚偽その他不正の手段により取得してはならない。
  2. 個人情報は、この規定に定める利用目的に限定して取得するとともに、本人に通知しなければならない。

管理及び利用

  1. 個人情報は、本人の同意を得ずに利用目的を逸脱して取り扱ってはならない。
  2. 個人情報を継続的に利用するに当たり、個人情報の流出、改竄等が起きないよう安全管理に万全を期さねばならない。
  3. 取得目的が達せられた個人情報は、安全対策を取った上で廃棄する。

第三者への提供制限

本人の同意を得ずに、第三者に対し、個人データを提供してはならない。ただし、本会の利用目的に資する場合及び法令に基づく場合並びに人の生命、身体、財産の保護のため必要があり、かつ、本人の同意を得ることが困難な場合は、この限りでない。

開示及び訂正

  1. 弊社は、本人からの問い合わせ等に応じる窓口を設けなければならない。
  2. 本人から保有個人データの開示、訂正、削除の申し出があった場合、管理責任者は調査をした上で、必要な措置を取り、本人に通知する。ただし、次に掲げるものに該当する場合は非開示とすることが出来る。
    ア） 弊社の業務遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき
    イ） 法令違反となるとき

内規及び指針

  1. 弊社はこの規程施行に必要な内規及び指針を定める。
  2. 指針には次の内容を明示しなければならない。
    ア） 第2条に規定する個人情報の定義
    イ） 第3条に規定する個人情報開示の使用目的
    ウ） 第5条に規定する個人情報開示の条件及び管理
    エ） 個人情報の管理（照会、開示請求その他の行為及びその対応を含む）
    オ） 指針の変更
    カ） 前5号の他指針施行に必要な規定
  3. 指針は会報、インターネットその他の方法により公開しなければならない。

委託先の監督

個人データの取り扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、委託先の管理体制を調査の上、流出、改竄等が起きないよう万全の措置を取ることを契約で義務付け、又、必要に応じて委託業務の遂行状況を監督しなければならない。

違反への対応

  1. 第5条の規定に反して個人情報を漏洩、提供又は譲渡し本会に損害を与えた者は、別に定めるところにより処分を行う。
  2. 前項の者が自ら名乗り出た時は、情状により処分を軽減、免除又は猶予することができる。
  3. 第1項の行為が重大な者は日本国の法律に基づく損害賠償請求及び告発を併せて行う。
  4. 本会は第1項の事実を知った時は、速やかにその事実を公表し、利害関係者に誠意ある対応をしなければならない。

規定の改定

この規定の改定は、本会総会の承認を必要とする。

附則

  1. この規程は2020年から施行する。
  2. この規程施行の日に現に行われている個人情報保護対策は、この規程により行われているものとみなす。
  3. 第1項の行為が重大な者は日本国の法律に基づく損害賠償請求及び告発を併せて行う。